La note de frais doit nécessairement être liée à un déplacement professionnel.
Seules les dépenses générées par la mission sont prises en compte, soit :
- Indemnités kilométriques dans la limite de 50 km aller et 50 km retour, un véhicule de location étant obligatoire dès lors que le kilométrage total excède 100 km.
- Frais de parking (voir plafonds ci-après).
- Frais de taxi : à noter que les personnels bénéficiaires d’une voiture de fonction ne peuvent pas prétendre au remboursement des frais de taxi dans la région de leur affectation. Seuls les frais de taxi vers un aéroport ou gare ferroviaire seront pris en compte dès lors que la durée du déplacement est supérieure à 5 jours inclus. Pour les personnels de La Courneuve, les frais de taxi pour se rendre à l’aéroport d’Orly ou de Roissy Charles de Gaulles ou une gare ferroviaire sont plafonnés à 75 € par trajet.
- Frais de location de véhicules et dépenses inhérentes (frais de carburant et de péage) : s’il y a plusieurs salariés pour un même véhicule, c’est le salarié qui demande le remboursement de la location de voiture qui doit aussi demander les remboursements de carburant et de péage. Toutes les locations de voiture pour un kilométrage effectué inférieur à 10 km devront faire l’objet d’une validation préalable, les options complémentaires ne sont pas remboursées (rachat de franchise, refueling…)
- Frais médicaux liés au déplacement (vaccins et/ou rappels exclusivement avec ordonnance de la médecine du travail d’Airbus Helicopters)
- Frais de pressing (tolérés uniquement au cours du déplacement et de façon raisonnable)
- Frais d’hébergement et/ou de restauration (frais réels ou forfaits)
- Différentiel de taux de change
- Frais de Visa liés au déplacement (et frais de passeport pour La Courneuve)
- Chaque dépense doit faire l’objet d’une ligne spécifique sur la note de frais.Toute note de frais doit être accompagnée des justificatifs relatifs aux dépenses effectuées lors de la mission.
Seules les factures identifiables comme telles, précisant l’objet, la date et l’heure sont considérées comme valables.
Ne sont pas recevables :
- Les reçus de Carte Bleue (notamment pour les frais de parking)
- Le contrat de location de véhicule seul (joindre obligatoirement une facture)
- Les réservations diverses (mail, Price Travel Plan…)
- En cas de perte du justificatif, il conviendra de remplir le formulaire DEPENSES SANS JUSTIFICATIF figurant sur Intranet : Mon Canal Infos à déplacements à France à Retour de mission à les formulaires, accompagné impérativement d’une copie du relevé de compte bancaire.Les remboursements sans justificatif sont soumis à charges sociales et imposables car considérés comme du salaire.
Les dépenses liées à des situations personnelles indépendantes des contraintes professionnelles (éloignement du site, un seul véhicule dans le foyer, péage, panne du véhicule personnel…) ne seront pas remboursées.
Forclusion des notes de frais : aucun remboursement n’est pris en compte et donc remboursé 3 mois après la fin de la mission.